Spółka z o.o.

Jak założyć firmę? » Spółka z o.o.

Aktualizacja: 14.04.2021 r.

Jak założyć spółkę z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to spółka kapitałowa (jest zatem osobą prawną), która może być utworzona w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej (a stanowi inaczej np. dla działalności bankowej czy ubezpieczeniowej, które muszą być prowadzone w formie spółek akcyjnych). Informacje o tym, jakzałożyć oraz przepisy dotyczące jej funkcjonowania znajdziemy przede wszystkim w kodeksie spółek handlowych (KSH) w art. od 151 do 300 oraz w ogólnych regulacjach dotyczących spółek kapitałowych (art. 11-21 KSH), natomiast przepisy o łączeniu, podziale i przekształcaniu spółek umieszczono w KSH od art. 491.

Spółkę można założyć w sposób tradycyjny lub online – przy wykorzystaniu wzorca umowy, o czym poniżej.

Spółka z o.o. może być utworzona przez jedną lub więcej osób, przy czym mogą to być osoby fizyczne lub prawne. Co prawda idea jednego wspólnika kłóci się nieco z definicją wspólności, jednakże na gruncie polskiego prawa można założyć jednoosobową spółkę z o.o. Należy pamiętać tylko o jednym zakazie: taka spółka nie może być utworzona wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o.

Wspólnicy są zobowiązani jedynie do świadczeń określonych w umowie spółki i nie odpowiadają za jej zobowiązania.

Firma spółki (czyli jej nazwa) może być dowolna, choć oczywiście nie powinna wprowadzać w błąd. Nazwa ta powinna zawierać oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” (w obrocie można ją skrócić do „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”).

Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub też akt założycielski (jeśli mamy jednego wspólnika) jest zawierana w formie aktu notarialnego.

Umowa spółki /akt założycielski musi określać:
- firmę (nazwę) i siedzibę spółki,
- przedmiot działalności (warto go dobrze przemyśleć, gdyż zmiana wymaga uchwały zgromadzenia wspólników podjętej większością ¾ głosów),
- wysokość kapitału zakładowego (co najmniej 5.000 zł; podzielnego na udziały o równej lub nierównej wartości nominalnej nie niższej niż 50 zł.),
- informację czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział (jeśli może, wtedy wszystkie udziały powinny być równe i niepodzielne),
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
- czas trwania spółki, jeżeli wspólnicy postanowią, że jest oznaczony.

Jeżeli wspólnik na pokrycie części lub całości udziałów w spółce wnosi wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika, a także liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów. Warto wiedzieć, że jeśli wkład niepieniężny ma wady, wspólnik powinien co najmniej wyrównać spółce różnicę w wartości.

Przedmiotem wkładu niepieniężnego nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług.

Jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści, lub jeżeli na wspólników mają być nałożone inne obowiązki wobec spółki poza wniesieniem wkładów, koniecznie należy to wpisać do umowy.

Warto poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z przepisami kodeksu, żeby wiedzieć czego inaczej nie można w umowie spółki uregulować, a co można. Mówiąc kolokwialnie: gdzie kodeks mówi drodzy wspólnicy będzie tak …, chyba że uregulujecie to sobie inaczej. Również notariusz może podpowiedzieć rozwiązania bardziej korzystne dla spółki niż kodeksowe. Niestety, nie wiedzieć dlaczego, w umowach wielu spółek z o.o. znajdują się sztampowe zapisy, przepisane dosłownie z KSH, bez uwzględnienia możliwości ich zmiany.

Spółka z o.o. w organizacji

Z chwilą zawarcia umowy spółki powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, która jest reprezentowana przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą. Jeśli jest to jednoosobowa spółka w organizacji, jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania spółki w tym okresie (może jedynie zgłosić spółkę do sądu rejestrowego). Firma (nazwa) spółki z o.o. powinna mieć dopisek „w organizacji”. Za zobowiązania spółki w tym czasie odpowiadają solidarnie spółka i osoby, które działały w jej imieniu oraz wspólnicy – do wysokości niewniesionych wkładów. Odpowiedzialność tych osób wobec spółki ustaje z chwilą zatwierdzenia ich czynności przez zgromadzenie wspólników. Spółki z o.o. w organizacji mogą we własnym imieniu nabywać prawa (również własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe), zaciągać zobowiązania, zatrudniać pracowników, pozywać i być pozywane.

KSH ustanawia wyraźny zakaz rozporządzania (sprzedaży, darowania, itd.) udziałem w spółce przed jej wpisem do rejestru. Takie czynności są po prostu nieważne.

Żeby powstała spółka z o.o. muszą być spełnione następujące warunki (wszystkie):
- musi być zawarta umowy spółki,
- muszą być wniesione przez wspólników wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego; jeśli udziały miały zostać objęte za cenę wyższą od ich wartości nominalnej, musi być także wniesiona nadwyżka (jest przekazywana na kapitał zapasowy),
- musi zostać powołany zarząd (spośród wspólników lub spoza nich),
- musi zostać ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna, jeżeli wymaga tego umowa spółki lub ustawa (wymaga w spółkach, w których kapitał zakładowy > 500 000 zł, a wspólników jest > 25),
- spółka musi zostać wpisana do KRS (jeśli nie zostanie zgłoszona do KRS w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy albo uprawomocni się postanowienie sądu odmawiające wpisu, umowa się rozwiązuje; w niektórych przypadkach będzie konieczne przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego).

W praktyce decyduje tu wpis do KRS, ponieważ jest on ostatnim etapem powstania spółki, a sąd nie wpisze spółki do rejestru, jeśli nie będą spełnione pozostałe warunki.

Rejestracja spółki z o.o.

Wniosek o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) składa zarząd, a podpisują go wszyscy członkowie zarządu. Wniosek składa się do sądu właściwego ze względu na siedzibę spółki.

Do sądu należy złożyć:
- KRS-W3: Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka z ograniczona odpowiedzialnością,
- KRS-WH: sposób powstania podmiotu,
- KRS-WE: wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru,
- KRS-WK: organy podmiotu / wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki,
- KRS-WM: przedmiot działalności,
- inne formularze – w zależności od indywidualnej sytuacji np. wniosek KRS-WA - jeśli spółka będzie miała oddziały, KRS-WL - jeśli będzie miała prokurenta/-ów.

Do wniosku należy dołączyć oryginały lub poświadczone za zgodność odpisy następujących dokumentów:
1) umowę spółki,
2) oświadczenie wszystkich członków zarządu o wniesieniu w całości kapitału,
3) jeżeli zarząd (i ewentualnie rada nadzorcza) nie był powoływany aktem notarialnym zawierającym umowę spółki, należy dołączyć dowód jego ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego,
4) podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich,
5) imiona, nazwiska i adresy członków zarządu,
6) jeśli jest to jednoosobowa spółka z o.o. – imię, nazwisko i adres /nazwę i siedzibę jedynego wspólnika z zaznaczeniem tego faktu,
7) imiona, nazwiska i adresy/nazwy i siedziby członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu.

Należy także załączyć  dowód uiszczenia opłat związanych z rejestracją.
Opłata za wpis spółki do rejestru przedsiębiorców wynosi 500 zł. (na dzień pisania artykułu), natomiast opłata za ogłoszenie o wpisie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł.

Co dalej?

Jeżeli wniosek został złożony prawidłowo i nie budzi wątpliwości sądu, spółka powinna zostać zarejestrowana w ciągu 7 dni. Przy rejestracji spółce zostanie automatycznie nadany NIP i REGON.

Po rejestracji należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz NIP-8. Zawarte w nim informacje naczelnik urzędu skarbowego przekaże dalej, czyli do ZUS i GUS. Przy czym jest tu pewien problem z terminami, gdyż na spełnienie tego obowiązku:
- urząd skarbowy i GUS daje spółce 21 dni od daty rejestracji,
- ZUS - 7 dni od rozpoczęcia działalności.

Kolejne zmiany zgłasza się do sądu w ciągu 7 dni od chwili ich zaistnienia.

Spółka z o.o. w organizacji staje się spółką z o.o. z chwilą wpisania do rejestru (KRS). Wtedy też uzyskuje osobowość prawną.

O tym warto wiedzieć:

1. Jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników, walnego zgromadzenia czy rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Taka zgoda może być wyrażona przed dokonaniem czynności lub w ciągu 2 miesięcy po jej dokonaniu. Jeżeli natomiast takiej zgody wymaga umowa spółki, czynność prawna jest ważna, lecz członkowie zarządu mogą ponieść odpowiedzialność wobec spółki.

2. Jeśli wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, zasadą jest, że oświadczenia woli takiego wspólnika składane spółce wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

3. Członkami zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem oraz prokurentem mogą być tylko osoby fizyczne mające pełną zdolność do czynności prawnych i które nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII–XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 585, art. 587, art. 590 i w art. 591 KSH, w okresie 5 lat przed powołaniem (chyba, że wcześniej nastąpiło zatarcie skazania).

4. ZUS – co do zasady wspólnicy spółki z o.o. i członkowie jej zarządu nie muszą płacić składek do ZUS. Od tej zasady są jednak wyjątki, gdy: a. pełnią obowiązki na podstawie umów o pracę lub cywilnoprawnych; b. składki, tak jak osoba wykonująca jednoosobową działalność gospodarczą, płaci wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.

5. Podatki – spółka z o.o. z reguły jest podatnikiem podatku VAT. Jest też podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Od wypłaconych dywidend i innych dochodów jest odprowadzany podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). W zależności od rodzajów prowadzonej działalności spółka może być również podatnikiem innych podatków. Spółka musi prowadzić pełną rachunkowość. W przypadku większych spółek sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.

Rejestracja spółki z o.o. przez Internet, czyli założenie sp. z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy w tzw. trybie S24

Istnieje możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnianego w systemie teleinformatycznym przez Ministra Sprawiedliwości, za pośrednictwem systemu zamieszczonego na tej stronie internetowej, czyli mówiąc krótko: zarejestrowania spółki z o.o. przez Internet, teoretycznie w ciągu 24 godzin. Teoretycznie, gdyż wnioski są rozpatrywane w dni robocze w godzinach pracy sądów. Jeśli więc złożymy go w piątek o 17:00, powinien zostać rozpatrzony do poniedziałku do godziny 17:00.

Umowę zawiera się wypełniając formularz w systemie i opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Umowę uważa się za zawartą z chwilą kiedy wszystkie konieczne dane zostaną wprowadzone i opatrzone podpisem elektronicznym. Wzorzec umowy znajduje się w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Można się z nim zapoznać na tej stronie.

Kapitał zakładowy spółki zakładanej w tym trybie musi być pokryty wyłącznie wkładami pieniężnymi. Na jego wniesienie wspólnicy mają 7 dni od dnia wpisu spółki do rejestru.

Do zgłoszenia w ten sposób powstałej spółki do KRS należy dołączyć, sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym:
1) umowę spółki opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym,
2) listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez wszystkich członków zarządu jednym z podpisów elektronicznych,
3) oświadczenie wszystkich członków zarządu opatrzone przez każdego z nich jednym z podpisów elektronicznych, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione (jeżeli zostały one wniesione przed tym zgłoszeniem). Jeśli wniesiono je później, zarząd zgłasza wniesienie wkładów w ciągu 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS.

Jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do KRS w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy spółki, albo jeżeli uprawomocniło się postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania, umowa spółki ulega rozwiązaniu.

Niewątpliwym plusem tego sposobu zakładania spółek jest łatwość i szybkość ich założenia, praktycznie bez wychodzenia z domu, a także niższe koszty (odpada taksa notarialna, a opłata za wpis do KRS wynosi połowę stawki czyli 250 zł.; opłata za publikację w MSiG jest taka sama – 100 zł.). Minusem jest natomiast ograniczona możliwość wyboru treści umowy spółki, konieczność wnoszenia wkładów w formie pieniężnej, brak możliwości ustalenia innego roku obrotowego niż rok kalendarzowy. Oczywiście wszystkie osoby biorące udział w założeniu spółki w ten sposób i w dokonaniu zgłoszeń rejestracyjnych, muszą wcześniej zarejestrować się w systemie i mieć możliwość składania podpisów elektronicznych.

Także w tym trybie REGON i NIP są nadawane automatycznie przez KRS.

tagi: jak założyć spółkę z o.o., jak zarejestrować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością,  rejestacja spółki z o.o. przez internet, rejestracja spółki S24, założenie spółki z o.o. online, jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku