Rejestry

W sieci funkcjonuje wiele rejestrów prowadzonych przez instytucje państwowe i przedsiębiorstwa. Do niektórych dostęp jest bezpłatny, do innych płatny. Aby otrzymać informacje z niektórych należy wykazać się interesem prawnym, w innych nie. Są też takie, do których mają dostęp tylko niektóre grupy zawodowe lub osoby uprawnione. Dla przedsiębiorców szczególne znaczenie mają te umożliwiające sprawdzenie kontrahenta. Jest to istotne ze względu na:
- ochronę własnych interesów w kontekście braku zapłaty lub też nienależytego wykonania usługi czy też dostawy towarów odbiegających od zamówienia,
- odpowiedzialność podatkową za zobowiązania obcego podmiotu i wykazanie należytej staranności w doborze firm współpracujących. Obecnie nie tylko należy się martwić o zapłatę odpowiednich podatków przez siebie, ale też przez innych.

Jak sprawdzić kontrahenta? Od czego zacząć?

Po pierwsze: czy przyszły kontrahent na pewno prowadzi działalność gospodarczą, jak długo, czy nie jest ona zawieszona, jaki ma kapitał – w przypadku spółek kapitałowych, zasady reprezentacji, czy są prowadzone postępowania w związku z zakończeniem prowadzenia działalności, itd.? Odpowiedzi na te pytania znajdziemy w trzech rejestrach:
* w CEIDG – w przypadku osób fizycznych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze lub będących wspólnikami spółki cywilnej,
* w KRS – w przypadku spółek osobowych i kapitałowych,
* w REGON – informacje zawarte w tym rejestrze powinny być takie jak w CEIDG i KRS; REGON jest także bardzo pomocny w przypadku spółek cywilnych, z którymi bywa problem w CEIDG.

Po drugie: czy kontrahent jest VATowcem? To oczywiście nie jest wyznacznik rzetelności, ponieważ sporo firm korzysta ze zwolnienia z podatku VAT, ale dla wielu podmiotów rozliczenia na podstawie faktury VAT to kluczowa kwestia. Dlatego też przed nawiązaniem współpracy powinni oni sprawdzić:
* białą listę podatników VAT, która pokaże czy kontrahent jest czynnym podatnikiem podatku VAT oraz jaki wskazał numer rachunku bankowego. Dobrym zwyczajem jest sporządzenie wydruku z białej listy przed nawiązaniem współpracy oraz każdorazowo przed wykonaniem przelewu na kwotę powyżej 15 tys. zł., aby uniknąć odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe kontrahenta;
* rejestr VIES – jeśli kontrahent pochodzi z innego kraju UE; rejestr umożliwia sprawdzenie czy kontrahent jest zarejestrowany do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (czyli czy mam tzw. NIP UE) co umożliwia zastosowanie 0% stawki VAT.

Po trzecie: czy kontrahent nie zalega z płatnością podatków? Tutaj niestety nie ma żadnego rejestru, ale istnieje możliwość (ograniczona, bo dotycząca tylko stron transakcji, a nie przyszłego kontrahenta), aby wystąpić z wnioskiem do urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i o spełnianiu innych obowiązków wobec skarbówki (składanie deklaracji). Przy dużych transakcjach i w razie wątpliwości – warto. Wydawanie zaświadczeń jest płatne.

Po czwarte: czy kontrahent ma długi? Czasem zdarza się, że kontrahenci „dla świętego spokoju” opłacają podatki i składki na ZUS, ale zalegają z zapłatą przedsiębiorcom współpracującym, wychodząc z założenia, że postępowania sądowe trwają długo, a komornicy też mają różną ściągalność i czasem „związane ręce”. Takich dłużników można znaleźć w wielu rejestrach prowadzonych przez spółki np. w BIG, KBIG, KIDT, KRD Biuro Informacji Gospodarczej S.A. Spółki prowadzące te rejestry udzielają informacji o wpisanych tam dłużnikach odpłatnie, z płatnością za konkretne jednorazowe sprawdzenie lub w opłacie abonamentowej. Mamy też jeden państwowy rejestr prowadzony przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), do którego dłużnicy są wpisywani na podstawie orzeczeń sądowych. Na tej stronie znajduje się wyszukiwarka Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Wyszukiwanie następuje po numerze RDN. Jeśli numer nie jest nam znany, należy wystąpić z wnioskiem do KRS o podanie go na zaświadczeniu (jeżeli dłużnik jest zarejestrowany pod kilkoma numerami, KRS nas o tym poinformuje). Zaświadczenia są płatne.

Dodam jeszcze, że Ministerstwo Finansów wydało „Metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych” zawierającą wskazówki co do dochowania należytej staranności. Mimo, że dokument nie jest krótki, zastosowanie się do wskazówek nie gwarantuje, że organy podatkowe nie będą miały zastrzeżeń…

Ponieważ wiele informacji potrzebujemy nie tylko ze względów podatkowych, na stronie znajdziecie też omówienie gdzie znaleźć i jak funkcjonują wyszukiwarki:
- rejestru TERYT,
- sejmowej bazy aktów prawnych ISAP,
- ksiąg wieczystych,
- rejestru klauzul niedozwolonych.

  • CEIDG

    Przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółki cywilnej znajdziemy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestr ten znajduje się na rządowych stronach, a wydruki można pobrać za darmo.

  • KRS

    Spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne (od 1.7.21 r.) oraz spółki akcyjne znajdziemy w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

  • VAT UE VIES

    Aby wystawić fakturę ze stawką VAT 0 procent, kontrahent musi nam podać swój aktywny numer VAT UE ("europejski NIP").

  • REGON w GUS

    Wszyscy przedsiębiorcy, bez względu na to czy są wpisani do CEIDG czy do KRS, mają nadany numer REGON (numer Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej). Jest to numer statystyczny nadawany przez GUS.

  • TERYT w GUS

    Na stronie GUS znajdziemy Krajowy Rejestr Urzędowy Podziału Terytorialnego Kraju, czyli Rejestr TERYT. Jest to baza zawierająca numeryczny podział administracyjny kraju.

  • ISAP - baza aktów prawnych

    ISAP (Internetowy System Aktów Prawnych) - dobrze opracowana baza aktów prawnych (ustaw, rozporządzeń, itd.) prowadzona przez Kancelarię Sejmu, zawierająca rzecz bardzo przydatną, czyli ujednolicone akty prawne (aktualne).

  • Księgi wieczyste KW

    Księgi wieczyste (KW) – Ministerstwo Sprawiedliwości prowadzi stronę umożliwiającą przeglądanie ksiąg wieczystych oraz uzyskanie odpisów, wypisów i zaświadczeń o zamknięciu KW. Więcej informacji nt prowadzenia i odczytywania ksiąg wieczystych, w artykule.

  • Biała lista podatników VAT

    Biała lista podatników VAT to wykaz podatników VAT prowadzony w formie elektronicznej przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej i udostępniony publicznie do celów weryfikacji kontrahentów.

  • Rejestr klauzul niedozwolonych

    Na stronie UOKiKu znajduje się rejestr kaluzul niedozwolonych. A nawet dwa rejestry :)