Biała lista podatników VAT

Aktualizacja: 29.04.2021

Czym jest biała lista podatników VAT?

Jest to po prostu wykaz podatników VAT prowadzony w formie elektronicznej przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Rejestr obejmuje zarówno aktualnie zarejestrowanych podatników VAT, jak i podatników, którzy z różnych względów nie zostali zarejestrowani jako VATowcy lub też utracili taki status. Przy czym nazwa „lista” jest tu trochę myląca. Nie trzeba (a nawet nie można) wertować opasłych tomów podatników lecz należy skorzystać z wyszukiwarki.

Opublikowanie białej listy podatników VAT ma na celu umożliwienie szybkiej weryfikacji czy kontrahent jest podatnikiem podatku VAT, a jeśli nie jest – to z jakiego powodu. Przy czym rejestr w ogóle nie obejmuje przedsiębiorców, którzy nigdy nie byli podatnikami podatku VAT i nie składali wniosku o rejestrację, z uwagi na to, że korzystają ze zwolnienia z tego podatku np. ze względu na wysokość obrotu. Co najistotniejsze z punktu widzenia podmiotu współpracującego – rejestr umożliwia potwierdzenie numeru rachunku bankowego do rozliczeń, co ma szczególne znaczenie dla transakcji przekraczających 15.000 zł.

Gdzie znajdziemy białą listę podatników VAT?

Biała lista jest publikowana na stronie Ministerstwa Finansów. Można więc trafić na nią bezpośrednio wchodząc na stronę: pod tym linkiem lub też poprzez linki prowadzące z innych stron: z CEIDG lub z tej, na której jesteś, Czytelniku :)

Czego się dowiemy z wykazu?

Po wpisaniu do wyszukiwarki numeru konta bankowego, NIPu, REGONu lub też nazwy podmiotu (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą będzie to imię i nazwisko), otrzymamy informację czy poszukiwany podmiot figuruje w rejestrze VAT czy też nie. Domyślnie będzie to informacja aktualna na dzień zapytania. Wyszukiwarka umożliwia zmianę daty w okresie ostatnich 5 lat.

Jeżeli dany podmiot znajduje się na białej liście wyświetlą się nam następujące informacje:
- jego firma (czyli nazwa) lub imię i nazwisko,
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został nadany (zwykle będzie to NIP),
- status podatnika (na dzień sprawdzenia):  np. czynny, zwolniony (zarejestrowany jako zwolniony), wykreślony,
- numer REGON, o ile został nadany,
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
- adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej,
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich NIPy – jeśli zostali powołani,
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich NIPy,
- imię i nazwisko lub firma (nazwa) wspólnika oraz jego NIP;
- numery rachunków bankowych lub imiennych rachunków w SKOK – istotne jest, że rejestr zawiera rachunki firmowe. Jeśli zatem osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą używa rachunku prywatnego (do czego ma prawo), to ten rachunek nie zostanie ujawniony na białej liście. Zatem jeśli podatnikowi zależy na tym, aby rachunek się pojawił w wykazie, musi założyć rachunek firmowy.
- data rejestracji jako podatnika VAT,
- data odmowy rejestracji jako podatnika VAT z podaniem podstawy prawnej odmowy rejestracji,
- data wykreślenia z rejestru podatników VAT z podaniem podstawy prawnej wykreślenia,
- data przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT z podaniem podstawy prawnej przywrócenia.

Pod informacją znajdziemy od razu przycisk umożliwiający wydrukowanie wyniku, co jest bardzo istotnie dla celów dowodowych, zatem warto.

Jakie znaczenie mają numery rachunków widoczne w wykazie?

Opublikowane numery rachunków bankowych lub w SKOKu to jedna z najważniejszych informacji na białej liście, gdyż ich weryfikacja umożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów (k.u.p.) oraz chroni przed odpowiedzialnością za cudze zobowiązania podatkowe. Dotyczy to transakcji przekraczających 15.000 zł. Jeśli taka należność została wpłacona na inny rachunek niż widniejący na białej liście, nie można zaliczyć danego wydatku do k.u.p., za to można odpowiadać solidarnie z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z tej transakcji. W postępowaniu prowadzonym przez organy podatkowe w takiej sprawie, ważne będzie przedstawienie dowodów, że dochowałeś należytej staranności przed zapłatą, weryfikując kontrahenta i jego rachunek bankowy. Dlatego ważne jest przechowywanie wydruków z białej listy do transakcji o takiej wartości.

Jeśli natomiast po dokonaniu płatności zorientujesz się, że została ona wykonana na rachunek spoza białej listy, możesz uwolnić się od powyższych konsekwencji, informując od tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy (nie Twojego!). Ale uwaga: masz na to tylko 3 dni.

Dodam jeszcze, że nie przy wszystkich wpisach zobaczymy numery rachunków. Pojawią się tylko dla podatników, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
- są zarejestrowanymi czynnymi podatnikami podatku VAT (w tym podatnikami przywróconymi do rejestru),
- mają założony rachunek firmowy.

Nie wyświetlą się natomiast rachunki:
- podatników, którym odmówiono rejestracji lub wykreślono ich z rejestru,
- przedsiębiorców, którzy nie są podatnikami podatku VAT,
- przedsiębiorców nie posiadających kont firmowych (korzystających z rachunków prywatnych), ewentualnie tych, którzy nie zgłosili rachunku firmowego do urzędu skarbowego. Podobno czasami może pojawić się także problem z weryfikacją konta w banku – ze zgłoszeniem go do systemu STIR, co należy wyjaśnić w banku (jeśli konto zostało założone jako firmowe i zostało zgłoszone do CEIDG lub urzędu skarbowego, a mimo tego nie pojawia się w wykazie).

Na białej liście warto sprawdzić nie tylko kontrahenta, ale także poprawność własnych danych. Jeżeli we wpisie znajdziemy błędy, można wystąpić z wnioskiem do szefa KAS o ich sprostowanie. Warto także zweryfikować źródło błędu, bo dane te są pobierane z innych rejestrów, do których podawaliśmy informacje. Jeśli zmieniamy numery rachunków, aktualizujemy je nie bezpośrednio na białej liście, lecz zgłaszamy do CEIDG (osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) lub – w przypadku spółek - do właściwego dla spółki urzędu skarbowego. Informacje na białą listę zostaną przekazane automatycznie.

tagi: biała lista podatników VAT, co to jest biała lista, gdzie znajdziemy białą listę, jak zweryfikować kontrahenta, jak sprawdzić czy kontrahent płaci VAT