Forma dokumentowa i elektroniczna od 8 września 2016.

Artykuły » Forma dokumentowa i elektroniczna od 8 września 2016.

Od 8 września 2016 r. zaczną obowiązywać przepisy kodeksu cywilnego o nowej formie czynności prawnych – formie dokumentowej. W KC więcej miejsca poświęcono również formie elektronicznej. Na początku dla jasności: czynności prawne to krótko mówiąc wszelkiego rodzaju umowy, oświadczenia i uchwały. Zajmijmy się jednak umowami.

Jakie formy prawne obowiązują obecnie?

Dotychczas umowy można zawrzeć w formie:
- ustnej - kiedy strony umówiły się ustnie np. że jedna drugiej coś wykona,
- dorozumianej – kiedy z okoliczności wynika treść umowy,
- pisemnej - czyli spisanej odręcznie czy też wydrukowanej lecz podpisanej odręcznie przez obie strony,
- elektronicznej – gdy oświadczenie woli jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
- notarialnej - kiedy umowę sporządził notariusz,
- pisemnej z podpisami notarialnie (czasem też urzędowo) poświadczonymi - kiedy notariusz nie przygotowuje umowy, nie wnika w jej treść, lecz jedynie potwierdza tożsamość osób ją podpisujących,
- z datą pewną – kiedy notariusz lub urzędnik potwierdza datę okazania mu dokumentu np. umowy (a więc nie jej zawarcia, bo przy tym go nie było), robi notatkę na urzędowym dokumencie o naszej umowie (wtedy data pewna dotyczy daty notatki), zamieszcza wzmiankę na naszej umowie czy innym dokumencie (data pewna dotyczy wzmianki); także śmierć jednej z osób podpisanych na umowie jest uważana za datę pewną (bo później z oczywistych względów nie mogła złożyć podpisu).
- zastępczej – forma ta dotyczy osób, które nie mogą złożyć podpisu same, ze względu na brak umiejętności czytania, pisania czy też kalectwo.

Co to jest forma dokumentowa?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, należy napisać najpierw, że od 8 września będziemy mieli trzy „podstawowe” formy czynności prawnych: pisemną (jak dotychczas), elektroniczną (pamiętajmy, że musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym) oraz dokumentową (która nie jest żadną z dwóch wcześniej wymienionych). Ustawodawca potraktował więc tę formę szeroko, nie decydując się na wyliczankę co takiego należy rozumieć pod tym pojęciem, zapewne dlatego, że pod wpływem nowych technologii szybko zmieniają się sposoby zawierania umów.

Rewolucją jest na pewno „zmiana myślenia” o dokumencie. Dotychczas to miano nosiły tylko pisma papierowe. Nowa definicja mówi, że „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Jednocześnie ustalono, że do zachowania formy dokumentowej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu (czyli na nośniku), w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Mamy więc 3 warunki konieczne do zachowania tej formy:
1. utrwalenie oświadczenia na nośniku informacji (smartfonie, telefonie, automatycznej sekretarce, dysku, papierze itd.),
2. możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia, jej odtworzenie (tu może być problem np. gdy oświadczenie w formie mms’a zostanie wysłane do osoby, która korzysta z Nokii 3310 :) ),
3. możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie.

Opierając się na powyższych przepisach stwierdzić należy, że formą dokumentową będą sms’y, mms’y, nagrania dźwiękowe (potwierdzające zawarcie umowy przez telefon), maile (które nie są zwykle formami elektronicznymi ze względu na brak kwalifikowanych podpisów), oświadczenia woli utrwalone w formie audiowizualnej, faksy, skany itp. Przyznacie, że to szerokie pole do „popisu” (tekst, dźwięk, grafika). Jednocześnie zalecam jeszcze większe uczulenie osób starszych i dzieci na rozmowy prowadzone przez telefon z telemarketerami, korespondencję email i sms.

Umowne zastrzeżenie formy dokumentowej

Strony mogą zawrzeć umowę w formie dokumentowej, pisemnej lub elektronicznej i postanowić, że wszelkie jej zmiany, odstąpienie czy wypowiedzenie wymaga tej samej formy. Jeśli jednak nie określą skutków niedochowania wybranej formy (rygoru nieważności), przyjmuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie do celów dowodowych, no chyba że sama ustawa przewiduje rygor nieważności dla czynności, dla której nie zachowano którejś z tych form.

Warto wiedzieć, że forma dokumentowa zyskała pewną „przewagę” nad pisemną czy elektroniczną. A mianowicie: jeśli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa zastrzega inną formę, albo strony umówią się inaczej.

Przykład: W umowie zawartej w formie pisemnej jest taki zapis: „Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 2-tygodniowego okresu, przesyłając oświadczenie drugiej stronie”. W takiej sytuacji strona, która chce wypowiedzieć umowę, może np. wysłać w tej sprawie maila albo sms’a.
Nie dotyczy to jednak zmiany umowy czy jej uzupełnienia – tu nadal wymagana jest forma w jakiej umowa została zawarta lub jakiej wymaga ustawa.

Forma dokumentowa a przedsiębiorcy

Przedsiębiorcy powinni pamiętać o prawidłowych formach czynności prawnych ze względu na ich skutki.
Ponadto powinni wiedzieć, że jeśli umowę zawartą bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony (np. mailem), a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści (co w przypadku wcześniejszych umów ustnych może być trudne do udowodnienia), strony wiąże umowa o treści określonej w tym dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwi również w dokumencie (czyli po prostu przyśle maila, stwierdzającego „Hola, nie tak się umawialiśmy. Miało być…”).

Co nowego postanowiono odnośnie formy elektronicznej?

Część nowości opisałam powyżej – tam gdzie są one powiązane z formą pisemną lub dokumentową. Forma ta pozostaje „trudniej dostępna”, ponieważ do jej zachowania konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Pozostaje tu również zasada, że oświadczenie złożone w ten sposób jest zrównane z formą pisemną, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inaczej.

Nowością jest dodatnie do katalogu czynności z datą pewną dokumentu w postaci elektronicznej znakowanego czasem.


Podsumowując, po 8 września będziemy mieli spore ułatwienia w zawieraniu i wypowiadaniu umów, za przyczyną nowej formy dokumentowej. Będzie niewątpliwie łatwiej, prościej, szybciej i taniej. Niestety łatwiej będą też mieli „naciągacze”, ale przy wszelkich uproszczeniach tego się nie uniknie. To, co moim zdaniem zostało zrobione niewłaściwie i co – może nie doprowadzi do sporów sądowych, ale do zażartych dyskusji między przedsiębiorcami już tak – to nieszczęsne określenie formy elektronicznej. Definicja ta „rozjeżdża się” z potocznym rozumieniem tego słowa. Gdyby została nazwana np. kwalifikowaną formą elektroniczną, nie byłoby problemów, ale przypuszczam, że wiele osób będzie twardo się upierało, że przesłanie maila to forma elektroniczna.

 

Data publikacji: 22.06.2016 r.

 

tagi: forma dokumentowa, forma elektroniczna, co to jest forma dokumentowa, forma dokumentowa od 8.9.2016 r., jaka to jest forma dokumentowa, zmiany w formie elektronicznej